Tại sao phải lập kế hoạch?

[Dương Phước Hảo]

Lập kế hoạch là quá trình mỗi người xem xét quỹ thời gian và dự định sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Lợi ích của việc lập kế hoạch:
- Biết được sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.
- Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nhất.
- Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm.
- Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra.
- Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quá sức.
- Quan trọng hơn nếu không lập kế hoạch thì mỗi người sẽ tốn năng lượng để làm việc đó gấp 6 lần trong trường hợp có lập kế hoạch.
Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những cam kết của mình trong khi vẫn có thời gian để làm những việc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhất giúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc, để mỗi ngày trôi qua, công việc không bị ách tắc, không bị treo lại.
Làm thế nào để lập kế hoạch hiệu quả?
Để lập kế hoạch hiệu quả, không phải điều chỉnh nhiều và sát với thực tế diễn ra thì mỗi người phải lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên như đầu mỗi năm, mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần và mỗi ngày. Cụ thể các bước như sau:
1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng công việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc của bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời. Mỗi ngày bạn dành cho mình 5’ buổi sáng sau khi thức dậy để nghĩ và sắp xếp những việc phải làm trong ngày và 5’ trước khi ngủ tối để đánh giá và tổng kết, rút kinh nghiệm những việc đã làm được trong ngày.
2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoàn thành tốt công việc.
3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lên kế hoạch cho những hoạt động theo tiêu chí Bắt buộc – cần - nên.
4. Dành thời gian cho những việc xảy ra đột xuất.
5. Dành thời gian cho bản thân để làm những công việc mình yêu thích. Đó chính là khoảng thời gian để nạp năng lượng và cân bằng.
Trong quá trình lập kế hoạch, luôn luôn có sự điều chỉnh để kế hoạch sát với thực tế và mang lại hiệu quả cao nhất.
Những điểm then chốt:
Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần phải có những công cụ hỗ trợ để lập kế hoạch. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS Outlook. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.
5 bước lập kế hoạch:
1. Xác định quỹ thời gian bạn có.
2. Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để đạt được thành công.
3. Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá nhân tất yếu.
4. Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột xuất.
5. Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu tiên và hướng đến những mục tiêu cá nhân.
Lập kế hoạch giúp mỗi người kiên định với mục tiêu đề ra và không đi chệch hướng, giảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình.
Chắc chắn mỗi người sẽ thành công và quản lý thời gian cũng như công việc hiệu quả nếu bạn lập kế hoạch và làm theo kế hoạch.
Chắc chắn, tôi lập kế hoạch và làm theo hàng ngày để luôn tiến bộ và làm việc hiệu quả.